総務の職務経歴書の書き方

採用担当者はどこを見ているのか?
⇒『総務部門のミッションと、その中でどういった業務を担ってきたか』

総務という部門は、企業によってそのミッションや業務範囲が大きく異なります。たとえば、上場企業であれば「株主総会関連の業務」、法務部が独立していない会社では「契約書関連業務」、メーカー以外の会社では「購買業務」など、総務部が担当する業務は様々なケースがあります。ですので、職務経歴書を作成する際には、所属していた部門のミッションを書いておくとよいでしょう。
総務の仕事には、会社への貢献度や効果を測りにくい業務があるため、概要だけを記載しがちですが、与えられた役割や責任の有無、業務への関わり方などを正確に表現しないと、過小評価を受けるケースもあります。具体的な担当業務の内容はもちろん、その中でも特に「何を中心に担当してきたか?」ということが選考者に伝わるように、アクセントをつけた表現を心がけましょう。経験が多岐に渡る場合は、ミッションごとに表題をつけてまとめるのもひとつの方法です。ぜひ下の作成例で、書き方のポイントを押さえてください。

Spring転職エージェント コンサルタント 木村 真

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目次

総務の職務経歴書の書き方のポイント

見本(サンプル)

職務経歴書

日付:

氏名:

■職務経歴
20XX年4月
  • 株式会社○○○○ 入社 新入社員研修を受講
20XX年X月
  • 首都圏支社に仮配属(研修期間6ヶ月)
20XX年X月
  • 総務部総務グループに本配属
20XX年X月
  • リーダーに昇格
20XX年X月
  • 総務部株式グループに異動
現在に至る。
■職務の詳細
20XX年4月 株式会社○○○○ 入社(東証一部上場)
【事業内容:プラント設備、半導体・産業機材機器の製造・仕入販売】
【資本金:○○○億円】
【従業員数:○○○○人】
【売上高:○○○○億円(20XX年X月期)】
【海外拠点:欧州圏○ヵ所、北米圏○ヵ所、南米圏○ヵ所、アジア圏○ヵ所】
20XX年4月 首都圏支社に仮配属
営業・総務・経理の業務全般の研修を受講
  • ・会社の事業全体をフローとして把握
20XX年X月 総務部総務グループに本配属(課長以下担当者○名)
業務内容:固定資産管理、ファシリティ管理、車両・リース管理 他
  • 1.固定資産管理
    • ・本社屋、工場などの有形固定資産・物品管理、資産調査
  • 2.ファシリティ管理
    • ・本社移転に伴うレイアウトプランの立案、予算編成、業者折衝
  • 3. リース管理
    • ・車両(○○台)の契約・更新管理、リース物品の契約手続き、棚卸し
  • 4. その他
    • ・自動車保険、火災保険、団体保険の契約・更新手続き
    • ・電話回線、通信費管理
    • ・事務機器、什器備品の購買管理
    • ・文書管理(規程類の整備・見直し、発行文書の管理)、印章管理
    • ・ISO認証事務局(ISO認証機関との折衝窓口、マニュアル作成、内部環境維持運営)
〈主な実績〉
20XX年度
  • 本社移転プロジェクト(○○○名規模)においてオフィス環境の向上を目指すとともに、業者折衝により当初費用の○○%のコスト圧縮
20XX年度
  • 文書電子ファイリングシステムの導入によりコピー料○○%のコスト削減
20XX年度
  • 通信費用の契約・割引サービスの見直しにより月額○○%のコスト削減
20XX年X月 リーダーに昇格。(部下○名)
20XX年X月 総務部株式グループに異動(課長以下担当者○名)
業務内容:株式事務、株主総会業務
  • 1. 株式事務
    • ・株式管理、従業員持株会管理
    • ・信託銀行対応
    • ・税務署、証券取引所への届出、登記手続
  • 2. 株主総会
    • ・議案、総会シナリオの作成
    • ・株主対応(IIR担当者と協働)
    • ・事業報告、召集通知の作成
    • ・議事運営
      (スケジューリング、会場準備、スタッフ統括、受付対応など一連の運営を担当)
    • ・総会議事録の作成(議決権の集計など)
〈主な実績〉
20XX年度
  • 株主総会主担当として運営を一任される。滞りなく運営したことが高く評価され、社内表彰される。
■取得資格他
20XX年X月
  • 社会保険労務士

現在、産業カウンセラー取得に向けて、独学中。

■PCスキル

Word、Excel、PowerPoint、人事システム(○○)

■自己PRおよび志望動機

入社以来、一貫して総務業務全般に携わっております。
20XX年度の株主総会では、主担当として事前準備から当日の運営まで一連の業務を任せていただき、貴重な経験を積むことができました。この経験は、今後様々なプロジェクトの遂行に役立てられるスキルだと自負しております。
また、従業員が働きやすいオフィス環境の創出、什器備品の購買や通信費の見直しによるコスト削減など、常に最小の費用で最大の効果が上げられる様に意識し業務に取り組んでまいりました。
今まで培ってきた総務経験と知識を活かして、更なるフィールドで総務の専門性を高め社業の興隆に貢献していく所存です。

∗英数字は半角入力、以外は全角入力が好ましいです

【日付・氏名】

作成日の日付と氏名を明記してください。

【職務略歴】

職務経歴の概要を記載することで、
昇進/社内異動/転籍などの会社内外の動きを明確にします。

【職務経歴詳細】

総務職の場合、業務の貢献度や目標の達成度を数字で表すことが難しい職種ですが、コスト削減の事例など、数字で表現した方が効果的な業務もあります。どのような改善策を用いてコスト削減できたのか、プロセスを織り込みながら実績を記載しましょう。
効果が見えにくい業務についても、業務改善に貢献した実績を記載しておくとよいでしょう。

株主総会やシステム導入(ERPシステムの新規導入)プロジェクト、制度改革プロジェクトなど、部を横断して特別に編成されたチームでの成果は、社内における高い信頼度の証明にもなりますので、必ず記載しましょう。

【取得資格他】

資格がすべてではありませんが、募集要件に有資格者と指定してくる企業も少なくありません。また、最近英語力の必要な案件も増えてきておりますので、TOEICの点数などは記載しておきましょう。
応募職種に関係のない資格については、記載する必要はありません。趣味などの資格について記載するのは避けたほうがよいでしょう。

【自己PR/志望動機】

絶対に必要な項目ではありません。しかし、現在の転職市場において転職理由と志望動機は、選考ポイントとしてはかなり重要視されます。
職務詳細欄では表現しきれない、経験/実績/自己啓発的な要素をアピールする場として活用するのもよいでしょう。
また、成功事例だけでなく失敗事例や改善策、応募する企業のウェブサイトや会社案内の内容などを取り入れることによって、効果的にアピールすることもできます。

総務の職務経歴書のサンプルフォーマットをダウンロード

下記より「職務経歴書」のサンプル(Word)をダウンロードいただけます。

Check Points!

  • 総務部門の業務範囲、組織のミッションを記述できているか
  • 担当業務の具体的仕事内容、役割を記述できているか
  • 業務の中で会社に貢献できた仕事をアピールできているか

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