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転職ノウハウ円満退職のコツ

退職はできる限り、円満に進めたいものです。なぜなら、そこで培った人脈はあなたの貴重な財産だからです。今後あなたがキャリアを積んでいくうえで、その人脈が助けになる場面があるはずです。
ここでは退職までの流れ、退職の意思表示から退職するまで、円満退職のコツをご紹介します。

退職までの流れ

退職
その前に

退職前

退職は状況により、あなたにさまざまなリスクをもたらす場合があります。会社都合ではない限り、次の行き先を決めてから退職することをおすすめします。計画的に進めるためにも転職を思い立った時点で、まずはご相談ください。

退職の
意思表示

退職日の
相談・決定

退職日の2カ月前

意思表示のタイミングは2カ月前が理想です。その際、出来るだけ繁忙期は避け、時間に余裕を持って円滑に進むようにしましょう。
また、この時に具体的な退職日を上司と相談し、退職までのスケジュールを立てておきます。

退職日の1カ月前

上司の承諾を得てから、退職願を提出します。(一方的に突きつけるようなことはNGです)

業務の
引継ぎ

後任への業務の引き継ぎを円滑にするため、必要な書類、資料など整理しておきます。また伝え忘れが無いように、伝えるべき事柄をリストアップしておくのも良いでしょう。

取引先への
挨拶

退職日の2週間前

取引先の方やお世話になった方への挨拶状を手配します。ただし、会社の戦略や意向で他社に知られたくない場合もあります。まずは上司に相談しながら挨拶状の手配を進めましょう。

退職日

退職日当日

最終日までには身の回りの整理・整頓をしておきます。そして当日は上司、同僚、部下に挨拶をして気持ちよく退職日を迎えましょう。

退職手続きのポイント

転職が決まったら、転職先での仕事について気になるところですが、現職を滞りなく退職することも大切です。ここでは退職に際しての流れや退職届、引き継ぎ、挨拶などについて解説します。

「一身上の都合」を理由とすることに適したケース

「一身上の都合」とは、自らの身の上に関する事情を指す言葉です。そのため、一身上の都合を理由とする退職は、個人的な事情や家族の事情が退職理由であることを表します。転職による退職や、結婚・介護など、企業の事情とは無関係な理由で自己都合退職するときに適した表現なのです。そのため、倒産や解雇など企業都合による退職の場合は、一身上の理由での退職に該当しません。

「一身上の都合=自己都合退職」で退職する場合の流れを理解する

一身上の都合で退職する場合の流れを把握するポイントとなる、退職タイミングや上司への相談、退職届の提出、引き継ぎ、そして挨拶について説明します。

企業に退職の意思を伝えてから実際に退職するまでにどのぐらい時間がかかるのも確認しましょう。通常企業の社内規定では、自己都合退職の場合は退職の1か月前の通知を規定していることが多いですが、企業によって2か月前、2週間などばらつきがありますので、必ず現職の企業の社内規定を確認しておきましょう。

退職にあたっては、退職届の提出が必要です。退職のタイミングを決めたらまず上司に退職の意思を伝えます。一方的に伝えるのではなく、自分の考えを伝えながら上司に相談するという姿勢で臨み、まずは上司と相談のうえで双方が納得できる退職日を決めましょう。退職日が決まって初めて正式に退職届を提出することになります。
「退職願」「退職届」が各々必要な場合、会社規定のフォーマットを利用する場合など、企業によって大きくルールは変わるため社内規定を確認しましょう。

業務の引き継ぎと挨拶も忘れずに

退職届を出しても油断は禁物です。立つ鳥跡を濁さずという言葉があるように、きっちりと業務の引き継ぎを行い、企業に迷惑がかからない形で退職することが、今後のキャリアにおける人脈形成のためにも大切です。
後任者のために業務内容や目的、業務フローなどをまとめた引き継ぎ書と引き継ぎスケジュールを作成し、進捗状況を確認しながら引き継ぎをすすめれば、迷惑をかけにくいでしょう。
また、顧客や関係部署への引継ぎも欠かせません。後任担当者を同行してお世話になった顧客や別の部署の関係者などに挨拶をするようにしましょう。

自己都合退職時における業務引き継ぎのポイント

自己都合退職の前には、業務の引き継ぎを確実に行うことが重要です。業務引き継ぎにおけるポイントは、スケジュールの作成と後任担当者紹介です。そこで、引き継ぎスケジュール作成と後任担当者紹介について解説します。業務の引き継ぎスケジュール作成には、4つのポイントがあります。

  • 担当業務に区切りをつけてから引き継ぐようにスケジュールを組みましょう。業務途中での引継ぎは、後任者に負担がかかります。
  • 後任者への業務説明や自らの残務処理の時間を考慮してスケジュールを作成しましょう。時間が不足して中途半端にならないようにします。
  • 後任者とともに業務を行って覚えてもらう時間をスケジュールに組み込みましょう。口頭での説明だけでは引き継ぎが不十分になる可能性があります。
  • 引き継ぎ書を作成し、後任者に渡します。業務の流れや要点を記載したノートなどを作成する時間も考慮してスケジュールを作成しましょう。

部署内では、後任者を上司や同僚などに伝えて事前に情報共有しておきます。関係部署や社外の取引先担当者などに対しても、退職する旨を伝えることと後任担当者の紹介が欠かせません。取引先担当者などにアポイントメントをとり、対面で紹介する機会を作るようにしましょう。先方にとって、担当者の交代は取引継続において重要な要素となります。先方の気持ちに配慮することが大切です。

自己都合退職する場合の挨拶のポイント

退職にあたっては、お世話になった人への挨拶も重要です。挨拶をしっかりしておくことで、よい印象を残して退職できます。退職の挨拶は、退職届が受理されてから行うのが基本です。
退職届が受理されていない段階では、退職を公にして挨拶することは避けましょう。受理されて正式に退職予定日が決まったら、挨拶をしてもよい状態になります。
上司と相談しOKのタイミングまでは退職の挨拶を自重すべきで、退職に関する情報管理も気を配りましょう。
退職挨拶の方法は、直接出向く方法とメールで連絡する方法の2つです。

直接出向いて挨拶する場合のポイントは4つ

  • 基本的に、業務上で関わったすべての人に対して挨拶しましょう。
  • 社内の人に対しては出社最終日に挨拶するのが基本です。
  • 社外の人への挨拶は、余裕を持って行いましょう。「明日、退職します」では、取引先の信用を失う可能性もあります。退職日の2〜3週間前が目安です。上司や先輩と相談して時期を決めましょう。
  • 後任者紹介も同時に行いましょう。担当者の交代は、取引先にとって取引の継続などに関して不安に気持ちを持たせる要因となる場合もあります。先方に安心してもらうためにも欠かせません。

メールで退職挨拶を行うポイント6つ

  • 簡潔で読みやすい文章にすることです。一文が長すぎないようにします。
  • 基本的なビジネスマナーとして、社内に一斉送信する場合は宛先をBCCで送りましょう。
  • 感謝の意だけでなく具体的なエピソードを入れることです。心がこもった挨拶になります。
  • 特にお世話になった上司などには個別に送ることです。一斉送信よりも、感謝の意が伝わります。
  • 社外に対しては、別途、後任担当者紹介をする旨を入れましょう。取引先も安心します。
  • 直接会ってお詫びできない場合は、メールでの挨拶になることへのお詫びを入れましょう。取引先が多い場合など、直接出向くことができない場合もあるでしょう。そういった場合は、メールで挨拶することになりますが、できる限りの気持ちを伝える努力が必要です。

自己都合退職時の注意点とは?

自己都合退職におけるポイントは、退職届や引き継ぎ、挨拶だけではありません。そのほかにも、不要書類の処分や有給休暇の消化も重要です。

退職時には、自分が管理していた書類等について整理整頓しておくことがマナーです。必要のない書類は、後任担当者を困らせることにつながります。不要な書類はシュレッダーにかけて処分し、PCの不要なファイルなどを削除しておきます。ただし、引き継ぎに必要なデータや資料については、保存場所を明確にして確実に保存しておくようにしましょう。退職したあとでも、業務に混乱が生じないように配慮することが大切です。

退職日までに有給休暇を消化する場合は、あらかじめ上司に対して有給休暇消化の開始時期と消化日数を伝えておくようにしましょう。有給休暇を消化する場合の注意点は、引き継ぎに悪影響を与えないことです。基本的には、引き継ぎを終えたあとで有給休暇消化に入るのがよいでしょう。

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