ジョブNo.528855 <外資>【業界TOPクラス】Supervisor, Administration(オフィスマネージャー)

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外資系医療機器メーカー本社の総務リーダーポジション(GA Supervisor)となります。
2019年90名、2020年70名と組織も拡大傾向となっており現在260名の社員希望となっております。
2021年も50名(グループ合計150名)の採用計画もあり、コロナ状況下における企業の在り方を
総務ポジションから支援していくポジションとなります。

◆部門の役割:

総務スーパーバイザーは、全オフィス・全部門の従業員をサポートし、円滑なオフィス業務や手順化、また生産的で活気あふれる勤務環境を作ること、またコーディネートすることが主たる役割になります。またダイレクトレポート、もしくはドットのレポートラインを持ち、チームメンバーの育成を含めたマネジメントを担うポジションです。

◆具体的には:

①施設関連
 ・既存4施設(東京、大阪、福岡、横浜)の管理、ビルオーナーとの窓口(契約、修繕、工事など)、家具備品の管理など
  施設管理会社の管理と日々のコミュニケーション
 ・新規施設や拠点の立ち上げの際のプロジェクトリード(交渉や調達含め)
 ・特定エリアにおける施設管理や清掃に関する従業員への教育

②オフィスオペレーション&マネジメント
 <内部>
 ・グローバルで規定されたポリシーと手順に基づいたオフィスオペレーション業務全般の管理業務フローの規定、
  コスト管理、オフィス備品の調達、在庫管理など
 ・セキュリティ設定、IDカードの発行・登録と管理、オフィスレイアウトの変更サポートなど
 ・オフィスルールの制定と周知、新型コロナ感染症対策を含めた5S活動の推進など
 ・コスト分析と管理、ベンダーマネジメント(価格交渉、契約更新と改定など)
 ・他部門からのリスエストに対する高品質でタイムリーな対応
<外部>
 ・受付、来客者対応
 ・宅配業者対応(ヤマト、佐川など)

③車両関連
 ・リース会社の管理(リース車両、駐車場)
 ・事故対応とフォロー
 ・レンタカー対応

④社員対応
 ・名刺、名札発行
 ・システム登録と管理(トヨクモ、JTBなど)

⑤イベントサポート
 ・社内イベントの準備と進行
 ・定期・不定期ミーティングの開催サポート(全社会議など)

⑥ビジター対応
 ・ビジター用のホテル手配、交通手段の確保、ランチなど
 ・ビジターへの出張・移動サポート(航空券の手配、車両手配、ビザ手配、レター手配など)

⑦その他
 ・環境・安全衛生に関するポリシーの確立と維持、また全従業員に対する継続改善のコーディネート
 ・監査基準を満たす全ての業務の手順化と明確化
 ・全ての支払い業務に関わるタイムリーなPR発行
 ・その他、関連する全社プロジェクトへのサポート

◆Job purpose / objective
The General Admin supervisor will be responsible for providing all-functional administrative support to the managers and employees, organize and coordinate office operations and procedures in the office and work to provide a productive and lively work environment. This position will have direct report line or dotted report line, and the candidate will have responsibility to train/develop team members and to build strong GA team.

◆Main tasks are below – not limited to described

Facility
Facility management incl. single contact of office owner, contract, purchase, construction, maintenance of office record, furniture and equipment.
Daily support and communication with facility management vendor.
lead the office expansion project, including building selection, commercial negotiation, decoration and other logistics arrangement.
Manage, train and coach employee and cleaners in the responsible area.

Office operation and management
Internal
Manage office operation, lead admin work and general office management in line with policies and procedures as defined by the company
Manage the offices supplies inventory and equipment and liaise with suppliers
Support fundamental administrative tasks including security setting, ID card registration, layout change etc.
Implement and control administrative flow cost, such as stationary, telephone, and office utilities/ expenses, transport etc
Create and implement office rules (including 5S activity) align with new normal to COVID-19
conduct cost analysis and vendor management including Vendors negotiation and contract renewal
Respond to other departments’ admin request, provide high quality admin service

External
Answer incoming calls and manage visitor reception related service
Carrier and visitor management (e.g. Yamato, Sagawa)

Car Lease
Manage car lease vendor (Lease car and parking)
Trouble handling and after follow
Rent a car support

Employee support
Business card
BCP system management (TOYOKUMO)
Travel system support

Event support
Internal event preparation and facilitation
Design and organize a variety of regular and ad-hoc company level meetings e.g. All Hands meeting

Visitor
Support Hotel and accommodation, Transportation, Lunch and dinner
Arrange travel support for leaders and visitors and centrally manage air ticket, hotel and car booking; Assist on visa application as well for invitation letters and dispatch letters

Other
Establish, maintain and update environment, health and safety policies, and coordinate all the functions to keep the work environment continually improving
Create SOP for all the GA process that aligns audit criteria
Timely and accurate PR issue for payment with regards to GA
Other projects assigned by the company

コンサルタント 伊藤 達哉

募集要項

職種 総務・広報/総務(ファシリティ)、総務・広報/総務(庶務)、総務・広報/オフィスマネージャー
年収 700万円~850万円
勤務地 東京都
応募資格 【必須条件】
・外資系企業でのオフィスアドミ経験を3年以上お持ちの方
・あるいはアウトソーシング会社での総務経験を3年以上お持ちの方
・ビジネスレベルの英語力をお持ちの方
学歴 大卒以上(相談可能)
雇用形態 正社員(期間の定めなし)
勤務時間 9:00~17:00
7.5時間
リモート、フレックス導入
休日・休暇土、日、祝日
年間休日 120日
夏季休暇、年末年始休暇、育児休暇
待遇・福利厚生その他待遇・福利厚生
健康保険、厚生年金、労災、雇用保険
残業代(一部)、営業手当

企業情報

企業名非公開
業種・資本 メーカー系(医薬品・医療機器(メーカー))
ヘッドオフィス : 海外

<外資>【業界TOPクラス】Supervisor, Administration(オフィスマネージャー)

  • 総務・広報/総務(ファシリティ)、総務・広報/総務(庶務)、総務・広報/オフィスマネージャー
  • 700万円~850万円
  • 東京都