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外資系医療機器メーカー本社の総務リーダーポジション（GA Supervisor）となります。
2019年90名、2020年70名と組織も拡大傾向となっており現在260名の社員希望となっております。
2021年も50名（グループ合計150名）の採用計画もあり、コロナ状況下における企業の在り方を
総務ポジションから支援していくポジションとなります。
◆部門の役割：
総務スーパーバイザーは、全オフィス・全部門の従業員をサポートし、円滑なオフィス業務や手順化、また生産的で活気あふれる勤務環境を作ること、またコーディネートすることが主たる役割になります。またダイレクトレポート、もしくはドットのレポートラインを持ち、チームメンバーの育成を含めたマネジメントを担うポジションです。
◆具体的には：
①施設関連
・既存４施設（東京、大阪、福岡、横浜）の管理、ビルオーナーとの窓口（契約、修繕、工事など）、家具備品の管理など
施設管理会社の管理と日々のコミュニケーション
・新規施設や拠点の立ち上げの際のプロジェクトリード（交渉や調達含め）
・特定エリアにおける施設管理や清掃に関する従業員への教育
②オフィスオペレーション＆マネジメント
＜内部＞
・グローバルで規定されたポリシーと手順に基づいたオフィスオペレーション業務全般の管理業務フローの規定、
コスト管理、オフィス備品の調達、在庫管理など
・セキュリティ設定、IDカードの発行・登録と管理、オフィスレイアウトの変更サポートなど
・オフィスルールの制定と周知、新型コロナ感染症対策を含めた５S活動の推進など
・コスト分析と管理、ベンダーマネジメント（価格交渉、契約更新と改定など）
・他部門からのリスエストに対する高品質でタイムリーな対応
＜外部＞
・受付、来客者対応
・宅配業者対応（ヤマト、佐川など）
③車両関連
・リース会社の管理（リース車両、駐車場）
・事故対応とフォロー
・レンタカー対応
④社員対応
・名刺、名札発行
・システム登録と管理（トヨクモ、JTBなど）
⑤イベントサポート
・社内イベントの準備と進行
・定期・不定期ミーティングの開催サポート（全社会議など）
⑥ビジター対応
・ビジター用のホテル手配、交通手段の確保、ランチなど
・ビジターへの出張・移動サポート（航空券の手配、車両手配、ビザ手配、レター手配など）
⑦その他
・環境・安全衛生に関するポリシーの確立と維持、また全従業員に対する継続改善のコーディネート
・監査基準を満たす全ての業務の手順化と明確化
・全ての支払い業務に関わるタイムリーなPR発行
・その他、関連する全社プロジェクトへのサポート
◆Job purpose / objective
The General Admin supervisor will be responsible for providing all-functional administrative support to the managers and employees, organize and coordinate office operations and procedures in the office and work to provide a productive and lively work environment. This position will have direct report line or dotted report line, and the candidate will have responsibility to train/develop team members and to build strong GA team.
◆Main tasks are below – not limited to described
Facility
Facility management incl. single contact of office owner, contract, purchase, construction, maintenance of office record, furniture and equipment.
Daily support and communication with facility management vendor.
lead the office expansion project, including building selection, commercial negotiation, decoration and other logistics arrangement.
Manage, train and coach employee and cleaners in the responsible area.
Office operation and management
Internal
Manage office operation, lead admin work and general office management in line with policies and procedures as defined by the company
Manage the offices supplies inventory and equipment and liaise with suppliers
Support fundamental administrative tasks including security setting, ID card registration, layout change etc.
Implement and control administrative flow cost, such as stationary, telephone, and office utilities/ expenses, transport etc
Create and implement office rules (including 5S activity) align with new normal to COVID-19
conduct cost analysis and vendor management including Vendors negotiation and contract renewal
Respond to other departments’ admin request, provide high quality admin service
External
Answer incoming calls and manage visitor reception related service
Carrier and visitor management (e.g. Yamato, Sagawa)
Car Lease
Manage car lease vendor (Lease car and parking)
Trouble handling and after follow
Rent a car support
Employee support
Business card
BCP system management (TOYOKUMO)
Travel system support
Event support
Internal event preparation and facilitation
Design and organize a variety of regular and ad-hoc company level meetings e.g. All Hands meeting
Visitor
Support Hotel and accommodation, Transportation, Lunch and dinner
Arrange travel support for leaders and visitors and centrally manage air ticket, hotel and car booking; Assist on visa application as well for invitation letters and dispatch letters
Other
Establish, maintain and update environment, health and safety policies, and coordinate all the functions to keep the work environment continually improving
Create SOP for all the GA process that aligns audit criteria
Timely and accurate PR issue for payment with regards to GA
Other projects assigned by the company