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外資系企業の掟

転職コラム:グローバル企業のカルチャーギャップを克服せよ 外資系企業の掟 ウソ・ホント【第4回】たかがメール、されどメール


外資系経験者が口を揃えて言うのは、「外資では毎日ものすごい数のメールが飛び交っている」ということ。当然、それだけのメールを受信すれば、処理するだけでも相応の労力が必要です。外資というと業務効率に厳しいイメージがありますが、なぜそんなに膨大な量のメールをやりとりするのでしょうか?

外資系では、毎日膨大なメールが飛び交っている

外資系で働くというと、どのようなイメージをお持ちでしょうか? 給料がいい? 実力主義? 仕事が出来ないとすぐに辞めさせられる、ドライで個人主義……などでしょうか。外資系で働く人たちが口を揃えて言うのは、「外資系企業では、毎日、昼夜を問わずものすごい数のメールが飛び交っている」ということ。どうやら、一般的な日系企業よりも多くのメールがやりとりされているようです。
例えば、上司、同僚、部下と仕事の話をした後には、必ずその場で話した内容や指示した、指示されたことなどを、確認のためにメールに書きます。あるいは、●月●日までにこのような仕事をしなさい、といった内容の指示もメールで送られてきます。
さらに、個人宛のメールの他に、部署ごとや担当している業務メンバー宛に送られてくるメールもあります。これは「確認してください」や「シェアして下さい」といった意味合いが多いようです。加えて日本支社全社員宛のもの、アジア地域の社員宛のもの、グローバル全社員宛のもの…などもあり、役員の交代といった人事関係や、業績の報告、各地の支社で行われたイベントの報告などもメールで送られてきたりして、一日に受け取るメールは100通近く。マネージャークラスになるとさらに膨大な量のメールを受信する、ということになります。


メールは「宣伝ツール」

業務効率においては日系企業よりも厳しいとされる外資系ですが、なぜこんなに多くのメールがやりとりされるのでしょうか?「メールを書くよりも、本人に直接確認するとか、電話で話した方が早いのに」と、思うかもしれません。しかし「自分は○○○をしました」「○○○を確認して下さい」と、一つのメールに多くのCCをつけて送信するのは、必要な連絡をするという目的のほかに、責任回避の手段でもあるのです。後に問題が起こったとき、送信済みのメールは「自分はこのときに○○を知らせましたよ」という物的証拠になるわけです。
また、メールは大切な自己アピールの手段でもあります。外資系企業では、常に自分のやっている業務や自分の能力について、上司や同僚にアピールすることが大切であり、メールはそのための大切な手段です。言うなれば、メールの言葉が足りないと、自らの存在価値すら希薄になりかねないということです。


メールの「品格」で相手の力量を見極める

また、メールで相手の力量を量るということもあります。「コミュニケーション能力」というと、スピーキングの能力が重視されるというイメージがありませんか? しかしビジネスの場面では、日本語でも外国語でも、品格のある文章が書けるということがとても重要です。とくに欧米社会では、英語の書き方で相手の格や教育レベルを判断することがあります。しかし誰も品格のあるメールの書き方など教えてはくれません。日々、外国人幹部がよく使う表現を書き留めておき、ひたすらマネして身につけていくしかありません。
たかがメール、されどメール。1通のメールにもさまざまな側面があることを頭にとどめておき、品格のある効果的なメールを送れるよう、メールスキルを上げていきましょう。

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